Um modelo de contrato é algo que todos os designers deviam oferecer aos seus clientes. É bom para ambas as partes pois baliza expectativas e comportamentos e aumenta a responsabilidade no cumprimento dos deveres de todos os envolvidos. Pode parecer a parte menos interessante de discutir com o cliente, mas é absolutamente necessária para o sucesso do projeto.

Neste documento é detalhado o projeto a desenvolver, o seu âmbito, os seus objetivos, as peças a entregar e em que datas, assim como prazos e modos de pagamento.

A linguagem deste documento deve ser simples, porém formal, sem jargões legais que ninguém compreende e para sermos, nós próprios, capazes de explicar o seu significado.

Mesmo que não tenha de estar sempre a lembrar o cliente das cláusulas do contrato, este documento assinado por ambas as partes, irá protege-lo no caso de o cliente se recusar ou atrasar os pagamentos ou exigir trabalho extra que não foi incluído no orçamento.

― Porque necessito de um contrato

Existem razões sólidas para a assinatura de um contrato de prestação de serviços de design e pelas quais ele deve ser bem redigido – lembre-se, sem linguagem legal, embora formal.

A principal razão para a assinatura de um contrato é a definição escrita por ambas as partes de um compromisso que se esforçarão por honrar. Ter um contrato corresponde a  esclarecer as expectativas do cliente e as obrigações do designer. Ele é bom para definir o âmbito do trabalho e os seus resultados.

O contrato também vai ajudar se, em algum momento, a relação entre cliente e designer se deteriorar (não desejamos tal, mas cliente e designer são seres humanos e como tal podem desentender-se).

― O que deve estar incluído

Durante muitos anos a trabalhar como designer não percebi a importância de um contrato. Na maior parte dos trabalhos que executei limitava-se a trocar emails com o cliente nos quais discutíamos o projeto. Não existia nenhum documento que a regular a relação entre ambos.

Na verdade, durante muitos anos não soube como definir a relação entre cliente e designer e por isso não conseguia escrever esse documento. Olhando para trás, percebo que um documento escrito teria sido muito útil em várias situações.

O contrato modelo que utilizo foi inspirado noutros modelos que existem na internet e que adaptei às minhas próprias necessidades.

A estrutura formal é quase sempre a mesma, independentemente do cliente, mas está aberta a ajustes conforme o tipo de projeto, exigência do cliente, complexidade e duração.

Tal como o projeto que o cliente está a contratar, também a elaboração do contrato, a sua negociação e a chegada a acordo é, em si mesmo, um projeto – um projeto que serve para tomar o pulso ao quanto as partes estão dispostas e disponíveis para trabalhar juntas.

Eis algumas cláusulas mais importantes a incluir no contrato:

1.      Relação cliente/designer

O contrato deve ter uma nota prévia sobre as intenções de ambas as partes quanto ao modo de trabalhar em conjunto e os resultados que se pretende alcançar. Esta nota vai definir o tom de todo o projeto e mostrar o profissionalismo que sobressai das partes envolvidas.

No meu contrato incluí separadamente duas cláusulas sobre os deveres do cliente e do designer – e é interessante que o texto é maior para o designer. Sobre o cliente pede-se que se comprometa a entregar os conteúdos e ficheiros nos prazos e formatos pedidos e também a cumprir todos os compromissos de pagamento. O designer compromete-se a trabalhar, dentro do limite do dever profissional, em prol dos interesses do cliente, a prestar-lhe todas as informações sobre o desenvolvimento do projeto e cumprir critérios estritos de confidencialidade.

2.      Cronograma do projeto e entrega de trabalho

O cronograma do projeto é muito importante porque vai ajudar a definir o ritmo e o andamento do projeto. Podem-se definir as datas do cronograma como estimativas, pois deste modo salvaguardamos situações imprevisíveis. É preferível acordar prazos mais extensos e realistas, mesmo que, no final, o projeto termine mais cedo.

Para cada fase do projeto deve-se definir quais os materiais e informação a disponibilizar pelo cliente e sem os quais o designer não pode trabalhar nem avançar no projeto. Esta parte é muito importante estar clara para evitar antagonismos escusados sobre quem atrasou o quê ou quem esteve à espera.

Se se apela à responsabilidade no cumprimento dos prazos  por parte do cliente, os profissionais do design devem dar o exemplo, cumprindo todos os prazos e datas.

As entregas de trabalho (deliverables) são peças que compõem o projeto e que devem estar especificadas no contrato. Por exemplo: Maquete da Página Inicial, Maquete da Área do Cliente, etc.

Para cada peça a entregar devemos fazer um sumário do aspeto gráfico, conteúdos e funcionalidades. Exemplo: «Página inicial com vídeo de introdução a ocupar a largura do ecrã e que desliga som quando se move a janela na vertical.» Isto permite deixar muito bem definido o que foi pedido e o que foi entregue.

Nas entregas devem estar definidos os pagamentos – sem os quais o projeto para. Só existem entregas ou avanço no trabalho quando cumprida a parte financeira.

3. Expectativas e revisões

Esta é a cláusula mais importante e sensível. Definir um número limite de revisões e alterações é vital para todo o projeto. Se, como profissional do design, não quer ficar preso a um projeto interminável e completamente desvirtuado do pedido inicial, então é fundamental existir um limite ao número de revisões. No contrato-tipo que utilizo, esse limite de revisões a cada peça do projeto está limitado a duas. Se o cliente desejar uma terceira, então é cobrado um valor adicional por esse trabalho. Se o cliente quiser ultrapassar as três revisões, tem a alternativa de terminar o projeto naquele momento. Pode parecer um gesto drástico, mas explico as razões:

• O âmbito do projeto pode não ter sido suficientemente discutido e refletido, o que faz com que cliente não saiba o que quer e esteja à espera que o designer
• Podem existir barreiras à comunicação entre ambas as partes.
• As expectativas do cliente em relação ao designer podem ser erradas.
• A proteção da integridade do projeto e conceito inicial que foi apresentado ao cliente.
• Permite terminar a relação entre cliente e designer enquanto dos dois ainda estão disponíveis para conversar.
• Mostra ao cliente que mesmo uma pequena alteração custa tempo e que esse tempo tem um custo.
• Aumenta a responsabilidade do designer em verdadeiramente escutar as necessidades do cliente e os seus objetivos de negócio e não apresentar a primeira ideia que lhe surgiu ou que lhe é mais conveniente.
• Mantém o designer aberto a modificações, sabendo à partida que está comprometido com aquele número – mas não abre a porta a, uma vez mais, entregar ao cliente um ideia fraquinha para depois melhorar.

4.      Direitos de autor

É importante deixar claro quem detém os direitos autorais para o conteúdo, gráficos, ilustrações, código fonte, etc.. Depois de entregar o projeto ao cliente, este passa a ser sua propriedade. Também é importante deixar uma nota a pedir permissão para o designer utilizar esses trabalhos para promoção pessoal.

5.      Informação confidencial

Para uma imagem de confiança do designer é importante deixar uma cláusula de confidencialidade, assegurando que não será divulgada informação sensível a terceiros sobre o negócio do cliente.

6.      Calendário e meios de pagamento

Nem sempre ficamos confortáveis ao falar sobre dinheiro ou pagamentos. Um contrato também nos ajuda nisso. Nele deve ficar registado o quanto e o quando devem ser feitos os pagamentos ao longo da execução do projeto.

Habitualmente peço um valor para iniciar o projeto, valor que corresponde à maior parcela. Depois, após completar cada fase do projeto, peço o valor correspondente. Deste modo, o cliente sente o compromisso com o projeto e aumenta a motivação do designer para terminar bem o trabalho e prosseguir.

Se o cliente não cumprir o pagamento acordado de uma determinada fase, não serão entregues os materiais combinados nem avança o projeto. É evidente que podem existir negociações sobre este ponto, mas é um bom princípio ambas as partes manterem-se fiéis ao acordado sobre entregas e pagamentos.

 

Estas são algumas recomendações sobre a importância de um contrato para uma relação mais profícua entre cliente e designer.